Etäjohtaminen

Mitä on etäjohtaminen?

Etäjohtamisella tarkoitetaan erilaisten työntekomuotojen johtamista, joita voivat olla esimerkiksi etätyö, hajautettu työ, paikasta ja ajasta riippumaton työ sekä liikkuva työ. Etäjohtamisessa kolme tärkeintä roolia ovat yhteistyön kehittäminen, suunnan näyttäminen ja toiminnan koordinointi. Merkityksellistä on, että esimies ja alainen eivät tapaa päivittäin kasvotusten, vaan yhteydenpitoa hoidetaan etäyhteyksien välityksellä. Etäjohtamisessa korostuukin vahvasti suhteiden luominen, luottamus, yhteisöllisyys, vuorovaikutus sekä tiedon jakamiseen liittyvät käytännöt. Lisäksi etäjohtamisessa on varmistettava työprosessien sujuvuus, työolojen terveellisyys ja turvallisuus, kuormittumisen ja työajan seuranta, työkyvyn tuki sekä työsuojelun yhteistoiminnan edellytysten luominen. Hajautetussa organisaatiossa työskennellään usein tiimeissä ja tiimit voivat toimia toisistaan erillään, fyysisesti eri paikoissa. Etäjohtamisessa annetaan henkilöstölle yhteinen toimeksianto toteutettavaksi ja tavoitteen saavuttamiseksi tiimit käyttävät apunaan erilaista tieto- ja viestintäteknologiaa. (Haikola, 2017, s.11)

Etäjohtaminen ja etätyöskentely ovat yleistyneet vuosien varrella huomattavasti ja etenkin näin pandemia-aikana monet ovat siirtyneet kokonaan etätyöskentelyyn. Etäjohtamisesta ajankohtaista tekee sen, että nykyään sitä käytetään laajamittaisemmin ja suunnitelmallisemmin yhtenä työn organisoinnin tapana, ja etäjohtamista pidetäänkin tulevaisuuden esimiehen ydinosaamisena. Etäjohtamisessa säilyy johtamisen perusasiat, mutta jotkin asiat korostuvat toisia enemmän ja vaativat sen vuoksi erityishuomiota. Etäjohtamisessa tärkeää onkin keskittyä luomaan uusia toimintamalleja, koska osa vanhoista johtamismalleista ja käytännöistä eivät toimi sellaisenaan etäjohtamisessa. Etäjohtaminen onkin osa muutosprosessia, jossa virtuaalisuus pakottaa luopumaan vanhoista johtamismalleista. (Haikola, 2017, s.13)

Etäjohtamisessa on tärkeää luoda esimiehen ja alaisen välille luottamussuhde. Luottamuksen kautta tiimeissä löydetään sopiva tapa työskennellä yhdessä. Teknologian kehittyminen ja eri viestintävälineet ovat mahdollistaneet työskentelyn etäisyydestä riippumatta. Yritykset haluavat pysyä mahdollisimman kilpailukykyisinä, joten johtamiseen haetaan myös lisää kilpailukykyisyyttä etäisyyksistä riippumatta. Etäjohtamisessa kun ollaan maantieteellisesti kaukana alaisistaan, tarvitaan erilaisia ajattelutapoja, käyttäytymismalleja ja strategioita. Etäjohtamisessa vaaditaan enemmän suunnitelmallisuutta vuorovaikutussuhteiden rakentamiseen ja luottamuksen rakentamiseen kuin tavallisessa johtamisessa. 

Etäjohtamisen mahdollisuudet, hyödyt ja haasteet

Etäjohtaminen tuo kustannussäästöjä, työtehon ja työn tuottavuutta, työhyvinvointia ja työpaikan houkuttelevuutta sekä positiivista ympäristönäkökulmaa. Se kannustaa työntekijöitä tekemään työtä itsenäisesti. Esimiehen ja työntekijöiden välillä syntyy luottamus, joka parantaa työn tehokkuutta. Kun tavoitteet, sekä suunta ovat selkeä, voidaan vähentää asioiden kontrollointia. Aikaa ja energiaa vapautuu tällöin tuottavampaan tekemiseen. (Vilkman, 2019)

Etätyö tuo haasteita esimiestyöhön, koska johdettavat eivät työskentelekään enää samassa tilassa esimiehen kanssa. Jos perinteinen toimintamalli on yleensä, että esimies seuraa työhön käytettyä ja toimistolla vietettyä aikaa, niin etäjohtamisessa pitäisi keskittyä enemmän tulosten ja aikaansaannosten seurantaan. Tämä vaatii kommunikointia molempien osapuolten välillä, jotta työaikaa pystytään suunnittelemaan sekä työntekijälle joustavaksi, että myös työnantajan vaatimusten mukaiseksi. Monipaikkaisessa työskentelyssä esimiehellä ei ole mahdollisuutta varmistaa turvallisuutta, kun työtä tehdään junissa, lentokoneissa, busseissa, asiakkaiden luona, organisaation eri toimipaikoissa sekä kotona. Tärkeintä on se, että turvallisuuteen liittyvistä asioista keskustellaan ja varmistetaan yhteinen näkemys turvallisuudesta, fyysisen, että henkisen työhyvinvoinnin merkityksestä sekä niiden ennakoinnin tärkeydestä. Sijainnista huolimatta esimiehen täytyy järjestää yhteisiä tilaisuuksia, joissa tiimin asioita käsitellään yhdessä. Ne helpottavat yhteydenpitoa esimieheen tai muuhun työyhteisöön, ja se edesauttaa sitä, ettei kukaan työntekijä jää työyhteisön ulkopuolelle. (Ollikainen & Viskari, 2017 s. 11-12)

Etäjohtaminen antaa organisaatiolle mahdollisuuden koota parhaita ammattilaisia yhteen tiimiin paikasta riippumatta. Myös teknologian kehitys muuttaa työskentelymuotoja ja näin tuovat lisää uusia mahdollisuuksia. Kulttuurinen monimuotoisuus mahdollistaa jännittävän ja mielenkiintoisen työympäristön virtuaalisessa tiimissä. Työntekijän näkökulmasta etätyö tuo joustavuutta ajankäyttöön ja voi jopa vähentää stressiä. Mahdollisuus työskennellä virtuaalisesti kokonaan tai edes osittain houkuttaa työntekijää paljon ja tuo täten uusia puolia työelämään. (Haikola, 2017, s. 16,28)

Luottamus on yksi isoin ja tärkein asia etäjohtamisessa. Uhkana voi olla työntekijöiden liika itsenäisyys. On hyvä muistaa, että ihmiset eroavat toisistansa, esimerkiksi miten he haluavat ottaa vastuuta ja miten he haluavat tehdä itsenäistä työtä. Etätyö ei sovi kaikille ja sen havaitseminen, ja toimenpiteiden teko ovat esimiehen vastuulla. Varsinkin silloin, kun kaikki työskentelevät etänä tiedonjakamiseen täytyy panostaa. On tärkeää huolehtia, että tieto välittyy esimiehen kautta kaikille, ettei asioihin tule epäselvyyksiä ja sen kautta synny työympäristössä esimerkiksi väärinkäsityksiä ja turhia ongelmia. (Asikainen, 2019, s. 29)

Mitä etäjohtaminen edellyttää alaisilta ja johtajalta?

Esimiehen roolia voidaan katsoa johdon, kuin myös työyhteisön näkökulmasta. Alaiset voivat kokea esimiehen roolin eri tavalla tai toivovat esimiehen omaksuvan erilaisen roolin kuin tämä itse kokee tarkoituksenmukaiseksi. Johdon tuki, hyvä työn organisointi sekä riittävät teknologiset edellytykset tukevat työyhteisön jäsenten ryhmäytymistä. Etäältä johtaminen ei tarkoita tarvetta vähemmälle johtamiselle, vaan tarvetta paremmille johtamistaidoille. Hyvät johtamisen taidot korostuvat työntekijöiden motivoituneisuuden, positiivisen asenteen ja itseohjautumisen kautta. On tärkeää ymmärtää alaisten tarpeet muuttuvassa ympäristössä ja ohjata tekemistä sen pohjalta. Perinteinen kontrolloiva esimiestyö ei sovi hajautettuun työyhteisöön, vaan tarvitaan luottamukseen perustuvaa johtamista. Hyvät etäjohtajat ovat parempia tasapainottelemaan ihmisten ja tehtävien johtamistyylin välillä. Yhteisöä johdetaan tehtävillä ja tavoitteilla, ei niinkään työtunneilla. (ttk, 2020).

Johtajalta vaaditaan paljon johtamisen muutoksessa etäjohtamisen malliin. Muutos edellyttää vastuunantoa, hyvinvoinnin ylläpitoa ja etenkin henkilökohtaisen oppimistapojen muutosta työskentelykentässä. Johtamisessa korostuu tietyt asiat kuten: yhteisen päämäärän korostaminen, kohtaamiset kasvokkain ja erilaisilla viestintävälineillä, työntekijöiden yksilöllisyys ja erilaiset tarpeet, työtehtävien erilaisuus, työskentelypaikkojen erilaisuus ja niihin liittyvä etäisyys, yhteisöllisyyden, osaamisen ja työyhteisön työssä suoriutumisen tuki.

Suurin haaste etäjohtamisessa on alaisen näkökulmasta itseohjautuvuus. Itseohjautuvuudella tarkoitetaan Tiimin vastuuta suorittaa annetut tehtävät ja johtaa täten omaa työtään. Tämä luokin itsenäisiä tehtäviä liittyen aikataulutukseen, suunnitteluun ja päätöksien tekemistä ja ongelmienratkaisua oma-aloitteisesti. Johtamisprosessien ja järjestelmien on tuettava entistä enemmän etätyöskentelyn toimintatapoja ja johtajan on oltava ensikädessä vastuussa näiden ylläpidosta ja toimivuudesta. Tietynlainen herkkyys ja reagointi ongelmiin tulee lähteä johtajan näkökulmasta, missä tulee tunnistaa yksilötasolla olevat virheet tai haasteet. (ttk, 2020). 

Tunteet etätyössä

Tunteet ovat läsnä kaikkialla ja ne vaikuttavat päätöksentekoon, käyttäytymiseen ja hyvinvointiin. Ilon, surun, pelon ja vihan tunteet ovat myös osa etätyössä. Virtuaalisesti kollegoiden tunteita ei tunnisteta niin hyvin kuin fyysisesti, siksi tieto täytyy hankkia aktiivisesti, ettei jokin olennainen mene ohi. Toimiva työyhteisö ottaa kaikkien tunteet huomioon myös etätyössä, sillä tunteet vaikuttavat hyvinvointiin ja toimintakykyyn. Etävuorovaikutus onkin vaativaa, siksi on tärkeä kouluttautua siihen. Hyvät esimiehen tunnetaidot parantavat vuorovaikutuksen laatua ja helpottavat siten yhteistyötä. Kun keväällä 2020 koronavirus siirsi monet työntekijät etätöihin, niin työelämä muuttui todella paljon. Ihmisillä oli paljon huolia ja pelkoja viruksen aiheuttamista muutoksista, ja uusien työtapojen oppiminen uuvutti monia.

Esimiehen tulee ymmärtää ja osata esittää kysymyksiä kollegoilleen, jos heidän mielentilastaan ei saa muuten selvää. Kysyminen edellyttää taitoa ajatella muiden tunteita. Kaikkea tunteisiin liittyviä asioita ei saa kohdistaa esimiehen vastuulle. Aikuiset tulee itse vastata omista tunteista ja löytää motivaatio itsestään ja työstään. Esimiehenä on kuitenkin tärkeää kuunnella työkavereitaan ja tiiminsä jäseniä. (Haapakoski, Niemelä & Yrjölä, 2020 s. 84-85)

Videopuheluissa puuttuu usein katsekontakti ja katsekontakti puolestaan on tärkeä muun muassa empatian ja luottamuksen luomisessa. On monta syytä miksi virtuaalikokoukset ovat raskaampia kuin normaalit kokoukset, ja tämä huomattiin koronan aikaan. Hyvä nyrkkisääntö on pitää kokoukset lyhyinä ja rajoittaa osallistujien määrää. Tällä saadaan aikaan enemmän keskustelua ja pystytään ymmärtämään toinen toisia paremmin. Varsinkin koronan luomat uudet haasteet hankaloittivat etäkokouksien aloituksia. Kokous alkaa yleensä sanoilla kuuluuko, pätkii, nyt ei kuulu eikä näy ja tämä hankaloittaa kokouksien aloituksia ja lisää viiveitä ja ongelmia. Työntekijät hermostuvat tämän takia ja keskittyminen katoaa. Sen takia on tärkeää pitää kokoukset mahdollisimman yksinkertaisina ja suunniteltuina, jotta vältytään ongelmilta. (Haapakoski, Niemelä & Yrjölä, 2020 s. 91-92)

Pohdinta

Meillä omakohtaisena kokemuksena etätyöskentely tuli eteen yllättäen maaliskuussa 2020, kun hallituksen suosituksesta meidätkin määrättiin siirtymään etätyöskentelyn pariin opintojen osalta. Meidän opintomme olivat sellaisia, että niitä olisi pystynyt tekemään jo aiemmin osittain etätyönä, mutta tietenkin läsnä oleminen luennoilla ja koululla oli rajoittava tekijä etätyön tekemiselle. Kun siirryimme etätyöskentelyyn kokonaan, olimme siinä toivossa, että palaisimme lähiopetukseen muutamassa kuukaudessa pandemian vähentymisen ansiosta. Meillä edellytykset etätyöntekemiselle olivat kunnossa, kun kaikilta opiskelijoilta löytyi etätyöskentelyyn tarvittavat välineet, kuten tietokone. Tietenkin etätyöskentely oli todella iso muutos aiemmin totuttuihin käytäntöihin ja siihen kesti tietenkin totutella hetki. Kun opiskelijayhteisön kanssa ei ollutkaan enää fyysisesti läsnä tuli tavaksi soitella lähes päivittäin lähimpien opiskelijakavereiden kanssa erilaisten pikaviestisovellusten kautta kuten Teams:n välityksellä. Tämän ansiosta tuli sellainen olo, ettei olekaan yksin etätyöskentelyssä, vaan monet muutkin joutuvat kokemaan saman asian.

Lähteet:

Asikainen, H. (2019). Onnistuneen etäjohtamisen mahdollisuudet. Opinnäytetyö. Liiketalouden ja hallinon ala. Savonia-ammattikorkeakoulu. Haettu 06.04.2021 osoitteesta https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/171300/Onnistuneen%20et%C3%A4johtamisen%20mahdollisuudet%20-%20Case%20L%C3%A4hiTapiola.pdf?sequence=2&isAllowed=y

Haapakoski, K., Niemelä, A. & Yrjölä, E. (2020). Läsnä etänä: Seitsemän oppituntia tulevaisuuden työelämästä. Alma Talent 2020. Haettu 06.04.2021 osoitteesta https://bisneskirjasto-almatalent-fi.ezproxy.hamk.fi/teos/BAXBBXATHBCEE#/kohta:Esipuhe/piste:tFv

Haikola, H-R. (2017). Etäjohtaminen kansainvälisessä organisaatiossa. Opinnäytetyö. Liiketalous. Seinäjoen ammattikorkeakoulu. Haettu 06.04.2021 osoitteesta https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/139037/Haikola_Hanna-Reetta.pdf?sequence=1

Ollikainen, E. & Viskari, J. (2017). Etäjohtaminen uudistumisessa. Opinnäytetyö. Liiketalouden ja hallinon ala. Savonia-ammattikorkeakoulu. Haettu 06.04.2021 osoitteesta https://core.ac.uk/download/pdf/161422461.pdf

Työturvallisuuskeskus. (2018). Etäjohtaminen ja virtuaalinen vuorovaikutus työyhteisössä. Haettu 20.04.2021 osoitteesta https://ttk.fi/oppaat_ja_ohjeet/digijulkaisut/etajohtaminen_ja_virtuaalinen_vuorovaikutus_tyoyhteisossa

Vilkman, U. (2019). Miksi etäjohtaminen on tärkeää? Blogijulkaisu 13.1.2019. Haettu 06.04.2021 osoitteesta https://etajohtaminen.fi/miksi-etajohtaminen-on-tarkeaa/